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湖北省地震局科技档案管理办法

2016-01-05文章来源:作者:浏览次数:

第一章 总 则

第一条 为了加强我局科技档案的管理工作,充分发挥科技档案在防震减灾事业发展中的作用,根据国家有关档案法规和《中国地震局科学技术档案管理办法》、《地震科技档案工作业务规范》,结合我局实际,制定本办法。

第二条 本办法中的科技档案是指我局在地震监测预报、震灾预防、地震应急与救援、科研课题、科技开发、仪器研制、研究生教育和基本建设等以科技活动为主的工作中直接形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、观测记录、原始数据、磁盘(带)、光盘、获奖证书、录相带、影片、照片等历史记录。

第三条 科技档案是科学技术研究活动的真实记录,是重要的信息资源。记录的产生部门和科技档案管理部门应按各自职责及有关规定,及时整理归档,以确保科技档案的完整、准确、系统、安全,便于开发利用。

第二章 科技文件材料的形成和归档

第四条 科技档案工作要纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合。实行科技工作和建档工作四同步管理:即下达科技计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步;检查科技计划进度与检查科技文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

第五条 科技管理部门在制定下达监测、科研工作计划时,应同时向项目负责人布置形成积累科技文件材料的任务。每一项工作任务、科研课题承担部门负责人、课题主持人为科技档案工作的第一责任人。

第六条 科技档案是审核评议科研成果的一项重要依据。从课题获准立项起,课题负责人应指定专人负责科技档案工作,按规定认真积累、收集、整理本课题形成的科技档案材料,如实反映课题完成的全过程。

第七条 科技管理部门应将每年需归档的课题名称及负责人列表提供给文献信息中心,以便协助督促其按时归档。

第八条 科技管理部门应将归档情况列为有关部门年度考核的重要内容之一;课题验收、成果申报等事项须由科技档案管理部门出具归档证明。

第九条 地震科技档案归档范围详见附表1至附表7

第十条 由几个单位共同完成的科研项目,由主持单位归档保存一套完整的技术档案;以外单位为主的项目,只保存我局(所)承担部分的科研技术档案。

协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外,应将复印的副本或档案材料的目录送交主持单位立卷归档。

与国外合作的研究课题,经协商在协议、合同中明确科研文件的归档办法。

第十一条 按照归档要求,各项归档的科技文件材料一般归一套,重要和经常使用的应酌加副本。

第十二条 课题研究的记录,要求真实、准确、完整。原始记录及文件材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写,一般不能使用圆珠笔或铅笔,字迹要工整、清楚,图样清晰,便于长久保存。研究课题记录用纸,一般采用A4纸张。

第十三条 科研档案归档前,各课题负责人要对归档前的科技文件材料进行鉴定,提出每个案卷的“密级”(绝密、机密、秘密)和“保管期限”[永久、(长期1650年)、短期(15年以下)]的初步意见,送有关部门审查后向地震文献信息中心移交归档。

第十四条 科研课题、基建工程或其他项目鉴定、验收前,应将完整的档案材料交地震文献信息中心进行验收,不完整的归档材料不能参加鉴定、验收。

第十五条 对于暂时不报成果或中断、停止的研究课题,要求在两个月内完成课题全部材料的归档。周期较长的项目,可以按阶段分批归档。

第十六条 研究生必须将学位论文及形成论文的原始资料、计算程序、设计方案或图件等归档后才能毕业。

第十七条 出国考察、学术交流、参加专业技术会议所获得的重要文件材料和基本建设项目(含台站扩建等),要按规定及时向地震文献信息中心归档,经档案部门出具已归档的证明后,方准报销。

第十八条 移交档案时,必须填写移交清单,一式两份,双方签字后各保存一份备查。

第三章 科技档案的管理与利用

第十九条 档案管理部门必须严格按照有关规定,及时对接收的科技档案进行分类、编目、登记、统计和加工整理,并积极推进科技档案的计算机管理。

第二十条 科技档案归档后,不得随意涂改。如须进行修改补充的,应先向科技处办理申请修改手续,修改补充以后应在备考表内写明修改人的姓名,修改原因和时间。

第二十一条 已过保管期限的科技档案的继续保存或销毁,在征求有关课题负责人意见之后,由地震文献信息中心提请局领导审查批准。确定销毁的档案应编制清册,并指定监销人。

第二十二条 定期检查档案库房的防盗、防火、防晒、防潮、防尘、防虫、防鼠等安全措施。对属机密性的档案,要采取有效措施妥善保管。

第二十三条 对涉密档案的管理按照《湖北省地震局测绘资料及测绘成果档案管理办法》(附件3)执行。

第二十四条 科技档案的借阅按照《科技档案借阅规定》(附件1)执行。

第二十五条 科技档案工作中的违规行为按照《奖励与处罚规定》(附件2)执行。

第四章 科技档案的编研

第二十六条 鼓励科技人员和科技档案工作人员利用档案,开展档案的编研工作。

第五章 附 则

第二十七条 本办法从200511日起施行。1997年相关办法同时废止。

   第二十八条 本办法由文献信息中心负责解释。