第一章 总 则

第一条 为了加强我局科技档案的管理工作，充分发挥科技档案在防震减灾事业现代化建设中的作用，根据国家有关档案法律法规和《中国地震局科技档案管理办法》（中震办发〔2011〕23号），结合我局实际，制定本办法。

第二条 本办法所称科技档案是指我局在地震监测预报预警、地震灾害风险防治、地震应急响应服务、地震科技创新、防震减灾公共服务、研究生教育和基本建设等以科技活动为主的工作中直接形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、观测记录、原始数据、磁盘（带）、光盘、获奖证书、录相带、影片、照片等历史记录。

第三条科技档案是防震减灾工作中不可缺少的组成部分。成立由党组书记、局长任组长，分管局领导任副组长，办公室、人教处、规财处、监测科技应急处、信息中心、财务与资产中心、武汉所等部门（单位）负责人为成员的湖北省地震局档案工作领导小组，领导小组办公室设在局办公室，负责对我局科技档案管理工作进行指导、监督和检查。

第四条 信息中心负责科技档案的具体业务工作，负责机关各处室、局属各单位的科技档案业务指导。

第二章 科技文件材料的形成和归档

第五条机关各处室、局属各单位在以科技活动为主的工作中，要将科技档案列入工作计划，建立健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度。实行科技工作和建档工作“四同步”管理：即下达计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查科技文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

第六条 项目、科技管理部门应将档案归档工作列入有关部门人员的岗位职责范围，每个项目（课题）承担的负责人及子课题（专题）主持人为第一责任人，负责科技文件材料的形成、积累、整理，并向信息中心移交归档。

第七条项目、科技管理部门（规财处、监测科技应急处等）应于每年3月底前向信息中心提供年度归档项目（课题）清单（附件2），将每年需归档的项目（课题）名称、立项时间、验收（结题）时间、负责人、项目（课题）归档类别等情况列表提供给信息中心。逾期未提交的，信息中心应向有关部门下催交通知单，以便协助督促有关部门按时归档。项目归档类别，由项目、科技管理部门与信息中心根据《科技档案分类方案、归档范围、保管期限》（附件1）共同商定。项目（课题）承办部门在项目实施过程中，根据项目归档类别，按照在附件1中对应的归档范围，进行项目（课题）文件材料的形成、积累、整理，信息中心接收时，对照附件1，核对材料是否齐全、完整、准确。

第八条 项目、科技、人事管理部门应将科技档案归档情况列为有关部门（单位）年度考核的重要内容之一。

第九条 地震科技档案的分类原则、整理方法和技术要求按照国家档案局和中国地震局档案管理有关规定进行。地震科技档案归档范围详见附件1。

第十条 由几个单位共同完成的科研项目，由主持单位归档保存一套完整的科研技术档案；以外单位为主的项目，只保存我局承担部分的科研技术档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将副本或档案材料的目录送交主持单位立卷归档。与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件的归档办法。

第十一条 按照归档要求，各项归档的科技文件材料一般归一套，重要和经常使用的应酌情增加副本。

第十二条 课题研究的记录，要求真实、准确、完整。原始记录及文件材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，一般不能使用圆珠笔或铅笔，字迹要工整、清楚，图样清晰，便于长久保存。研究课题记录用纸，一般采用A4纸张。

第十三条 项目、科研档案归档前，各项目、课题负责人要对归档前的科技文件材料进行鉴定，提出每个案卷的“密级”（绝密、机密、秘密）和“保管期限”（永久、30年、10年）的初步意见，送项目、科技管理部门审查后向信息中心移交归档。

第十四条 对于暂时不报成果或中断、停止的研究课题，要求在两个月内完成课题全部材料的归档。一般课题、项目、任务应在完成后及时归档；重大课题、周期较长的项目、任务应进行阶段性归档。确因特殊原因需延期移交的，应由移交部门（单位）出具申请函，延期时间不得超过1个月。

第十五条 研究生必须将学位论文及形成论文的原始资料、计算程序、设计方案或图件等归档后才能毕业。

第十六条 信息中心接收归档的科技文件材料在办理移交手续时，应提交档案材料移交目录一式三份（含电子版一份，见附件3）。交接双方清点核对无误后签字，各保存一份备查。

第三章 科技档案的管理与利用

第十七条 各单位地震科技档案管理部门对接收的科技文件材料，应当按照《中国档案分类法地震档案分类表》进行分类，并进行编目、登记、统计和必要的加工整理。

第十八条 信息中心应当严格按照有关规定，及时对接收的科技档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，并积极推进科技档案的计算机管理，建立健全科技档案数据库。

第十九条 信息中心应将重要或经常使用的不同载体科技档案分别保管，确保科技档案的安全。

第二十条 档案库房应配备保管科技档案的必要设备，按照国家档案管理的有关规定，库房内保持适当的温湿度，采取防潮、防盗、防火、防晒、防尘、防蛀等有效措施。

第二十一条 信息中心应制定必要的科技档案借阅、复制、保密、保管和统计等制度。

第四章 科技档案的验收

第二十二条 各部门（单位）在项目、课题进行鉴定、验收、申报评奖时，由信息中心按规定对科技文件材料进行检查并出具科技文件材料完整、准确的证明（见附件4）。没有完整、准确的科技文件材料的项目，不得参加鉴定、验收和申报评奖。

第二十三条 未经审查验收的科技文件材料或归档不符合要求的，不得进行项目（课题）的验收。

第五章 科技档案的开发和利用

第二十四条 信息中心应及时了解科技工作的需求，编制必要的检索工具和参考资料，为使用者提供服务。

第二十五条 鼓励科技人员和科技档案工作人员利用档案，开展档案的编研工作。

第六章 附 则

第二十六条 本办法由湖北省地震局办公室负责解释。

第二十七条本办法自印发之日起实施，原《湖北省地震局科技档案管理办法》（鄂震发〔2004〕164号）同时废止。